2014.08.27ブログ
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効率的に仕事をしよう

utilization-of-todo-list仕事の効率が悪い、進展が遅いと感じる、やるべきことがありすぎて1つのことに集中できないなどのストレスを日頃感じている人は多いのではないでしょうか。

そのようなストレスを払拭するために利用したいのがToDoリストです。これがあれば、一日のうちにやらなければいけないことを可視化することができます。やるべきことと時間を決めておくだけで、集中力は大幅に上がると言われています。仕事の備忘録にもなるため、やるべき仕事を忘れるかもしれないという不安から解放されるという効果も期待できます。

ビジネスマンに限らず、学生や主婦などタスクが多く時間も限られている人は、ToDoリストを存分に活用しましょう。

 

ToDoリストのテンプレートを手に入れるには

PCやモバイルデバイスでタスク管理をしたい方はIMMAで自分だけのToDoリストを作成することをおすすめします。

もちろん、手書きでToDoリストを作成してもよいでしょう。しかし、毎日同じようなToDoリストを手書きするのであれば、IMMAでToDoリストのテンプレートを作成し、それを使用するほうが効率的です。

 

単純に書き出すだけじゃない!ToDoリストのコツ

ToDoリストはただ思いついたままに書くだけでは消化が難しくなります。せっかく書いたリストが手つかずにならないためのコツをご紹介します。

 

【1】具体的に書く

たとえば、汚れている部屋を見回して「掃除しなきゃ」と思ったら、何を書くべきでしょうか。ほとんどの人が「部屋を掃除する」とリストに書き込んでしまうでしょう。しかしこれでは『部屋の掃除』自体のタスクが大きすぎて、何から始めて良いのかわからなくなってしまいます。

この場合、巨大なタスクをさらに細かく分けなければなりません。『部屋の掃除』であれば、『窓を拭く』『引き出しの中を整理する』などです。実際に自分が行わなければならない行動をしっかり可視化することが大切です

 

【2】タスクは書きすぎない

あまりにも多くのタスクを書きすぎると、結局次のタスクが気になって、今やるべきタスクに集中できずストレスになることがあります。これでは本末転倒です。そのため、最大でも20程度にとどめるのが良いとされています。一日に消化できる量だけを書き出すようにしましょう。

 

【3】タスクに関する細かい情報も書き込む

タスクを書き込む場合、タスクに関する細かい情報も書き込むと効果的です。たとえば誰かに電話をかける場合は名前と共に電話番号を記す、といったことが挙げられます。

いちいち調べる手間が省けますし、必要な情報が目の前にあるためタスクにも取り掛かりやすくなります。

 

【4】綺麗に書かない

ToDoリストが綺麗な人ほど仕事ができないようです。そのような人はリストを作ることで満足してしまい、タスクをこなす頭に切り替わらないのです。そのためリスト作りにはなるべく時間をかけず、走り書き程度のつもりで作成しましょう。

 

【5】優先順位を作る

タスクを書き出したら、番号を割り振って優先順位をつけましょう。「次はどれをやろう?」なんて考えているとタスクに集中できません。切り替えの効率が悪くなります。

 

楽しくなる工夫をすること

どうも普通に書き出すだけではやる気が起きない、という方は、リストを楽しくする工夫をしましょう。

たとえばランチの前にリストを作っておくことがおすすめです。『ランチ後すぐにやるToDoリスト』として、細かいタスクを2、3個用意しておけば仕事に取り掛かりやすくなるでしょう。

他にも、タスク終了後の自分へのご褒美を一緒に書き込んだり、寝る前に行うプライベートなリストを作ったりするのも良い方法です。

 

おわりに

ToDoリストは、生産性を上げ、仕事の効率化を図るために作成するものです。朝起きてすぐ、あるいは出社してすぐに作成することがおすすめです。一日の終わりには、こなしたタスクを振り返り、達成感を味わいながら充実した眠りについてください。

最後までご覧いただき、ありがとうございます!

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