2014.09.04ブログ
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同窓会の幹事になった場合

if-you-became-organizer久しぶりに学生時代の同級生に会える同窓会は、その時を楽しむだけでなく、その後の関係を続けるための大切な機会です。同窓会の幹事になった場合、全力で良い同窓会にしたいと考える人は少なくないでしょう。

では、実際に幹事になった場合、何をすべきでしょうか。ここでは同窓会幹事がやることと知っておくべき段取りをご紹介します。

【1】幹事メンバーを集める

まずは、一緒に幹事をしてくれるメンバーを集めましょう。同窓会をたった1人で仕切ることは困難です。一般的に同窓会は、10人から15に対して1人の幹事が必要とわれています。同窓会の人数に準じて、仲の良い同級生に声をかけてください。その際、できる限り性別や学生時代の部活などが被らないよう配慮することがポイントです。人脈が異なる人達が幹事を務めることにより、より多くの同級生に声をかけることができます。

 

【2】日程・場所を決める

幹事となるメンバーが集まった後は、同窓会の日程を決めましょう。余裕を持って準備を進めることができるよう、半年前を目安に日程を決めることをおすすめします。なお、日程をGWなどの長期休暇に合わせると、より同級生を集めやすくなります。

 

日程と一緒に開催場所も決めましょう。同窓会は地元のホテルや飲食店などで行うことが一般的です。会場を決める際は、実際に自分の目で会場を確かめてから決めることを心がけてください。また、スライドを利用し映像を流す予定がある場合や、余興やゲームをする場合、会場側にあらかじめ伝えておく必要があります。

 

2次会や3次会を予定している場合は、料金や1次会の会場との距離もしっかりと確認します。同窓会の場合、直前まで全体の人数を把握することが難しいものです。おおよその予測人数で予約をすることになりますが、人数変更があった場合も臨機応変に対応できるよう会場側と相談しておきましょう

 

【3】案内状を送る

日程と場所が決定した後は、参加者に案内状を送ります。事前に同級生の住所録などをデータ化し名簿を作成しておきましょう。住所変更した人がいる場合は、SNSメールで連絡をします。

出欠の確認も大切な作業です。出欠の返事はぎりぎりにくることが多いため、締め切りは少し早めに設定してください。同窓会開催日の3ヶ月前に案内状を送り、返信の締め切りを1ヶ月前に設定することをおすすめします。

 

【4】幹事メンバー同士で打ち合わせをする

日程・場所の決定、案内状の送付の他に、企画の準備や会計の計算など幹事の仕事はたくさんあります。同窓会をスムーズに行えるよう、幹事メンバーで事前に仕事を分担してください。まず、最初の打ち合わせの際に役割分担と締め切りを設定します。その後、各自作業を進め、SNSなどで進捗報告をしましょう。仕事の都合により会う機会が少ない場合でも、スムーズに準備を進めることができます。同窓会開催の約1週間前に最終打ち合わせを行い、企画や最終的な人数、想定金額などを確認し、会場に連絡をしてください。

 

【5】当日の進行

同窓会当日、幹事メンバーは参加者よりも早く会場に向かう必要があります。各自が分担した作業を合わせてリハーサルを行い、準備万端の状態で参加者を迎えましょう。会場の担当者とも相談する時間を作るため、12時間前に到着することをおすすめします。

当日、2次会の会場までの道のりを改めて確認することも大切です。時間厳守で予約している場合、移動に時間がかかり超過で料金が発生する可能性もあります。移動の段取りを予めシミュレーションしておきましょう。

 

おわりに

このように、事前準備をしっかり行うことにより、同窓会がより楽しいものになります。同窓会の幹事は大変ですが、その分やりがいもある大切な役割です。幹事になった場合は、皆が楽しめる同窓会を目指し準備を進めてください。

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