2014.09.26ブログ
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大人数のスケジュール管理や日程調整に

schedule-adjustment-tool-of-drinking会社やプライベートの飲み会で幹事になった際、人数調整で困った経験はありませんか?参加者が多いほどスケジュール調整が難しく、出欠確認に手間取ることもあるでしょう。

そのような場合に便利なツールが、スケジュール管理や日程調整も可能なwebアンケート』です。上手に活用すれば効率的に飲み会スケジュールを管理することができます。

今回は、飲み会のスケジュール調整に使用できるwebアンケートの特徴をご紹介します。

 

【1】カレンダーやスケジュール表で見やすく管理できる

webアンケートの魅力は、スケジュール表の見やすさにあります。飲み会の日程を手帳で管理した場合、変更が生じて訂正をすると見づらくなることがあります。webアンケートであれば随時更新することが可能なため、修正しても見づらさを感じることはありません。多くのwebアンケートにはカレンダー機能がついており、カレンダーにある日付をクリックすると、自動的に表が作成され、予定が書き込めるようになります。日にちだけでなく、時間帯も指定して予定を入力できるため、簡単に飲み会の詳細を記入することが可能です。

 

【2】出欠確認は記号を使って簡単にできる

webアンケートは管理者の作業が楽なだけでなく、回答する側の作業も簡単です。日程調整で欠かせない出欠確認を記号化することで、返事がしやすいよう工夫されています。たとえば、飲み会へ参加できる可能性によって、4種類程度の記号を使い分けます。「○」と「△」、「×」や「?」などの記号を用意して、それぞれの意味を伝えましょう。

「○」はほぼ100%参加可能という意味に設定します。「△」は50%程度の確率で参加できる、「×」は不参加を意味します。「?」は仕事などが入る可能性があり、まだ返答できないという意味にした場合、ほとんどの人がすぐに返答できるでしょう。

早い段階で飲み会の予定を組む場合、すぐに返事ができない人も多いと思います。最終調整をする前に一度アンケートを採っておき、日時が近づいてから再度アンケートを採れば、予定を組みやすくなります

 

【3】便利な『お知らせ機能』がついている

webアンケートで利用できるツールの中には、便利な『お知らせ機能』がついていることがあります。突然スケジュールが変更になった際に、参加者全員にお知らせメールが届くシステムもこの機能の1つです。個別にメールすることなく、スケジュール変更時に再度参加できるか参加者に確認することが可能になります。

飲み会の日程が近づくと、予定開始前のリマインダー通知をしてくれるツールもあります。うっかり最終出欠確認を忘れてしまうことがなくなる嬉しい機能です。

人数が限定されている飲み会の出欠確認の場合、満員になれば受付不可となってしまいます。参加希望者が多数いる場合に備え、「キャンセル待ち」設定をできるものがあります。空きが出た場合に参加できる旨を伝えるメールが届くシステムです。また、締め切りの日時を過ぎても返答がない人に対し、返答を催促できるツールもあります。便利な機能を活用し、参加者への連絡をスムーズに行いましょう。

 

おわりに

紙で飲み会の日程を調整した場合、整理するのに時間がかかり非効率的な上、紛失する可能性もあります。しかし、パソコン・携帯電話で簡単にスケジュール管理ができるwebアンケートを活用すれば、そのようなことは起こりません。

webアンケートは、幹事側はもちろん参加者側にとっても大変便利なツールです。飲み会だけでなく、大人数のスケジュール管理が必要になった際にはぜひ活用しましょう。

最後までご覧いただき、ありがとうございます!

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